“Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau”.
Công việc nào cũng cần có những kỹ năng nhất định để hoàn thành tốt khối lượng công việc được giao. Người làm tại các Agency cũng không là một ngoại lệ. Kỹ năng cần thiết nhất phải kể đến đầu tiên chính là khả năng làm việc nhóm.
Làm việc nhóm (teamwork) là một trong những kỹ năng quan trọng khi làm việc tại môi trường agency. Bên cạnh việc thúc đẩy hiệu suất công việc, teamwork hiệu quả còn giúp từng cá nhân phát triển toàn diện hơn.
Bởi chỉ khi có được sự đồng nhất giữa các bộ phận thì Agency mới có thể đưa ra được sản phẩm thực sự chất lượng.
Văn hoá teamwork tại agency: Tôn trọng chuyên môn và hỗ trợ lẫn nhau
Agency là môi trường đòi hỏi chuyên môn hoá cao, bất kỳ chiến dịch truyền thông – quảng cáo nào cũng có sự tham gia của nhiều đội ngũ (team). Do đó, teamwork được xem như yếu tố sống còn quyết định sự thành công của công việc
Teamwork tại agency có thể chia làm 3 “cấp độ”:
– Cấp độ 1: Giữa các thành viên có cùng chuyên môn, có thể cùng hoặc khác cấp bậc.
– Cấp độ 2: Giữa nội bộ team với những đội ngũ chuyên môn khác.
– Cấp độ 3: Giữa các team trong agency: Creative, Account, Planner, Admin,…
Mỗi cấp độ sẽ có một cách thức làm việc nhóm khác nhau sao cho hiệu quả, qua đó tạo điều kiện để mỗi cá nhân phát huy tối đa chuyên môn, thế mạnh của bản thân. Chẳng hạn, các thành viên cùng chuyên môn thường phối hợp để xây dựng và phát triển ý tưởng mới, nhắc nhở nhau hoàn thành công việc để tránh trường hợp bị trễ deadline. Trong trường hợp làm việc nhóm cùng team khác, mỗi người đều hiểu đặc thù công việc của từng team để hỗ trợ nhau khi cần thiết và tránh tình trạng xung đột.
“Mặc dù mỗi team đều có chuyên môn riêng, nhưng multitasking (đa nhiệm) là mẫu số chung trong văn hoá agency. Theo đó, các team sẽ thường hỗ trợ lẫn nhau trong những trường hợp khẩn cấp để quá trình làm việc diễn ra thuận lợi. Ví dụ khách hàng muốn sửa một số chi tiết nhỏ trong hình ảnh, content biết về công cụ thiết kế cơ bản sẽ chỉnh sửa nếu Designer có việc gấp. Hay khi Account bận gặp khách hàng trực tiếp và chưa thể truyền tải thông tin từ khách hàng đến các team khác ngay lập tức, creative có thể làm ‘sứ giả’ truyền tin cho team của mình”
Quá trình teamwork tại agency diễn ra như thế nào?
Giai đoạn từ khi nhận brief từ khách hàng đến khi hoàn thành proposal (bản kế hoạch dự án) là giai đoạn yêu cầu nhân sự agency teamwork nhiều nhất.
Sau khi nhận brief (bản tóm tắt yêu cầu) từ khách hàng, teamwork cấp độ 3 gồm team Account, Creative (Copywriter, Designer, Art), Planner sẽ cùng brainstorm và thực hiện proposal. Tiếp đến, teamwork cấp độ 2 trong nội bộ team Creative, các thành viên sẽ cùng phân chia nhiệm vụ triển khai. Giai đoạn này đòi hỏi Art và Copywriter phải làm việc sâu sát với nhau, tự đánh giá và điều chỉnh để các hoạt động nhất quán với kế hoạch đề ra. Khi mỗi thành viên đã nắm rõ các đầu việc cần triển khai cũng là lúc teamwork cấp độ 1 giữa các thành viên cùng chuyên môn. Mỗi người sẽ nhận những đầu việc riêng tương ứng với năng lực để triển khai và chỉnh sửa, hoàn thiện công việc theo góp ý của cấp trên. Xuyên suốt quá trình triển khai dự án, ba cấp độ teamwork không tách rời mà vẫn diễn ra song song.
Những khó khăn và thuận lợi khi teamwork tại agency
Tuy nhiên, không phải trong trường hợp nào quá trình teamwork cũng diễn ra như đúng kế hoạch, đặc biệt là khi nhân sự agency phải thực thi nhiều dự án cùng một lúc. Trang Trần cho biết, quá trình teamwork thường mất khá nhiều thời gian cho những cuộc họp và thảo luận: “Có những ngày họp nhiều đến mức không còn thời gian để thực hiện các đầu việc, hay những buổi brainstorm nhiều giờ đồng hồ không phải lúc nào cũng cho ra những kết quả mong muốn. Điều này kéo theo những khó khăn như: công việc không đạt hiệu quả, đồng đội không hiểu ý nhau, ảnh hưởng đến hiệu suất và năng lượng của từng cá nhân”.
Đồng ý với quan điểm trên, Ngọc Thanh, Account tại Happiness Saigon bày tỏ: “Trong mùa dịch vừa qua, quá trình teamwork gặp nhiều thử thách vì mọi người không được thảo luận trực tiếp, thiếu tương tác với nhau hoặc đôi khi không thể liên lạc được với một người nào đó. Ngoài ra, thời điểm cuối năm agency thường có nhiều dự án cần hoàn thành, nếu quá trình teamwork mất quá nhiều thời gian nhưng không mang lại hiệu quả, mỗi cá nhân sẽ phải OT (làm thêm giờ) để kịp timeline đề ra. Điều này làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất công việc lẫn sức khỏe của mọi người”.
Để teamwork hiệu quả, trách nhiệm cá nhân thôi chưa đủ!
Theo Ngọc Thanh, để teamwork hiệu quả tại agency, điều kiện tiên quyết là mỗi cá nhân trong team cần phải đảm bảo hoàn thành đúng, đủ các nhiệm vụ và tuân thủ deadline. Dù là nhiệm vụ nhỏ hay lớn, việc chịu trách nhiệm và làm tốt nhất trong khả năng của bản thân không chỉ giúp bạn phát triển mà còn thúc đẩy tiến độ dự án. Đồng thời, khi làm tốt việc của mình, bạn mới nhận được sự tín nhiệm của đồng nghiệp và những góp ý của bạn mới được tôn trọng.
Bên cạnh trách nhiệm cá nhân, Trâm Anh cũng khuyên các bạn newbie nên giữ tư duy mở, tôn trọng lẫn nhau và hạ bớt cái tôi để hoàn nhập với văn hoá teamwork tại agency: Chẳng hạn Account muốn thêm nội dung để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng, nhưng Designer lại cho rằng quá nhiều chữ sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ thiết kế hoặc Copywriter sẽ thấy dài dòng, khó hiểu. Khi đó, mỗi người cần lắng nghe và chia sẻ để hiểu ý kiến của đối phương, từ đó tìm ra cách giải quyết tốt nhất và cùng hoàn thành mục tiêu chung.
Những kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
Để tạo nên thành công của một chiến dịch là biết bao ngày “bão não” của cả một team từ Copywriter, Creative, Media Planner, Account. Tất cả là những “mắt xích” kết nối với nhau, vận hành nhịp nhàng để tạo nên kết quả tốt nhất cho Client.
Là hoạt động hội tụ của những cái “tôi” mang cá tính khác nhau, chính bởi vậy, để teamwork hiệu quả, đừng quên áp dụng một số tips sau:
– Luôn luôn lắng nghe ý kiến lẫn nhau. Mỗi thành viên sẽ có những thế mạnh và hiểu biết nhất định, việc lắng nghe không chỉ giúp team có nhiều ý tưởng hay ho mà nó còn thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau trong team.
– Phân công công việc hợp lý, phù hợp với thế mạnh của từng thành viên đồng thời để đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng và đạt chất lượng.
– Hỗ trợ khi ai đó trong team cần không chỉ giúp tiến độ công việc được đẩy mạnh hơn mà còn tăng tính đoàn kết giữa các thành viên trong team.
Nguồn: Advertising Vietnam